作為項(xiàng)目經(jīng)理，每周的項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議是你的一個(gè)重要工具。通過(guò)把握每周項(xiàng)目更新?tīng)顩r，我們可以處理任何重大項(xiàng)目。進(jìn)展會(huì)議是幫助項(xiàng)目經(jīng)理推動(dòng)項(xiàng)目前進(jìn)的一個(gè)工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關(guān)鍵問(wèn)題給團(tuán)隊(duì)成員以指導(dǎo)。進(jìn)展會(huì)議有助于：新的項(xiàng)目成員融入團(tuán)隊(duì);項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做出修正;項(xiàng)目經(jīng)理強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵問(wèn)題，提供早期指導(dǎo)。

　　精明的項(xiàng)目經(jīng)理從不把進(jìn)展會(huì)議僅僅作為了解項(xiàng)目進(jìn)度狀況的手段。他們往往在會(huì)前就已經(jīng)知道了項(xiàng)目的進(jìn)展情況。我在咨詢工作中發(fā)現(xiàn)了一些行之有效的簡(jiǎn)單方法，它們能夠幫助你取得成功。

　　1、仔細(xì)關(guān)注會(huì)前準(zhǔn)備

　　作為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)在每次進(jìn)展會(huì)議前與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有重要成員進(jìn)行溝通。如果對(duì)項(xiàng)目管理得力，你應(yīng)該隨時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議上也不會(huì)發(fā)生意外。意外的發(fā)生會(huì)削弱你對(duì)項(xiàng)目的管理，并導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員對(duì)你失去信心。我通常從以下幾個(gè)方面進(jìn)行準(zhǔn)備：

　　詳細(xì)項(xiàng)目檢查：我會(huì)瀏覽一下需要在隨后的2～4周內(nèi)完成的各項(xiàng)任務(wù)，從而了解各方面的既定進(jìn)度。把自己不清楚的問(wèn)題查明，特別是那些還關(guān)系到其他任務(wù)的重要部分。仔細(xì)地瀏覽各項(xiàng)任務(wù)將幫助你發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，增進(jìn)你對(duì)項(xiàng)目中的關(guān)鍵問(wèn)題的理解。這些問(wèn)題也是你將要在進(jìn)展會(huì)議上提到的。

　　發(fā)現(xiàn)瓶頸：我的一部分職責(zé)就是要發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務(wù)必記住，當(dāng)你消除了一個(gè)瓶頸時(shí)，其他問(wèn)題又將會(huì)成為該項(xiàng)目的新瓶頸。

　　準(zhǔn)備關(guān)鍵問(wèn)題清單：我會(huì)在關(guān)鍵問(wèn)題清單上列出準(zhǔn)備在會(huì)上與整個(gè)團(tuán)隊(duì)或某個(gè)成員討論的要點(diǎn)。開(kāi)會(huì)時(shí)，我會(huì)拿著這份事先準(zhǔn)備好的清單。你事先準(zhǔn)備的行為將會(huì)傳遞給整個(gè)團(tuán)隊(duì)，從而促使團(tuán)隊(duì)成員都在進(jìn)度會(huì)議之前做準(zhǔn)備。進(jìn)度會(huì)議的長(zhǎng)度不要超過(guò)一個(gè)小時(shí)。除整個(gè)團(tuán)隊(duì)參加的會(huì)議外，你也可以就具體問(wèn)題組織僅由部分成員單獨(dú)參加的會(huì)議。時(shí)刻記住，不一定所有的團(tuán)隊(duì)成員都得牽扯進(jìn)項(xiàng)目的方方面面。

　　謹(jǐn)言慎行：人們對(duì)任何領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)總是來(lái)自于以下幾個(gè)方面：組織能力、洞察力、理解力、行動(dòng)能力、決斷性、思維方式和領(lǐng)導(dǎo)力。團(tuán)隊(duì)成員也在密切關(guān)注著你的一舉一動(dòng)，不要低估這種影響。

　　2、詳細(xì)安排會(huì)議

　　在制定會(huì)議日程時(shí)，可以參考下述方法。

　　點(diǎn)名：開(kāi)會(huì)前，讓大家知道參加會(huì)議的所有人員。這對(duì)那些通過(guò)電話參加會(huì)議的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員尤為重要，同時(shí)也會(huì)節(jié)約會(huì)議的時(shí)間。

　　及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的新問(wèn)題：在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項(xiàng)目有關(guān)的新問(wèn)題。在會(huì)上要盡早和團(tuán)隊(duì)成員分享這些新信息，以便大家在討論項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度時(shí)會(huì)考慮到這些問(wèn)題。但不是任何問(wèn)題都值得占用會(huì)上的時(shí)間，所以務(wù)必最大程度地精簡(jiǎn)信息。

　　檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展：按照項(xiàng)目計(jì)劃上的內(nèi)容，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員就其本周任務(wù)完成情況及接下來(lái)兩周的計(jì)劃做一簡(jiǎn)短匯報(bào)。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展情況的檢查，你需要了解各項(xiàng)任務(wù)是否在按計(jì)劃進(jìn)行，是否有不能按時(shí)完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團(tuán)隊(duì)成員交流與項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目任務(wù)有關(guān)的問(wèn)題。對(duì)會(huì)議的管理在這一環(huán)節(jié)尤為重要，因?yàn)榭傆腥讼矚g長(zhǎng)篇大論，以致占用了不必要的時(shí)間。

　　關(guān)鍵條目：完成了對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展的檢查后，立即總結(jié)關(guān)鍵條目。你可以借此機(jī)會(huì)強(qiáng)調(diào)一下核心成員的重要作用，因?yàn)樗麄儗⒅苯佑绊懙疥P(guān)鍵條目的完成。同時(shí)，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團(tuán)隊(duì)成員提供一定的指導(dǎo)。

　　提問(wèn)和討論時(shí)間：給團(tuán)隊(duì)成員留一些時(shí)間，使他們能夠就討論中未涉及的問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)。這時(shí)，你又可以借機(jī)強(qiáng)調(diào)一下那些你在之前或會(huì)上發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵問(wèn)題。

　　總結(jié)并列出行動(dòng)條目：務(wù)必要做項(xiàng)目進(jìn)展總結(jié)，并根據(jù)會(huì)議內(nèi)容列出行動(dòng)條目，從而更有效地推動(dòng)項(xiàng)目前進(jìn)。

　　結(jié)束會(huì)議：用鼓勵(lì)的話語(yǔ)和積極的期望來(lái)結(jié)束會(huì)議。要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員互相幫助確保項(xiàng)目的成功完成。

　　會(huì)后通訊：每次會(huì)后，我都會(huì)及時(shí)地發(fā)布通訊，回顧一下進(jìn)展會(huì)議上的重要問(wèn)題，列出相關(guān)的具體行動(dòng)條目。

　　3、關(guān)鍵問(wèn)題值得注意

　　以下這些關(guān)鍵問(wèn)題是你在組織項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議時(shí)需要考慮的：按時(shí)開(kāi)始會(huì)議;清楚項(xiàng)目存在的緊迫問(wèn)題;清楚當(dāng)前的瓶頸并知道如何消除它們;重視會(huì)上發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及隱患;利用進(jìn)展會(huì)議增進(jìn)成員責(zé)任感;批評(píng)時(shí)以整個(gè)團(tuán)隊(duì)為對(duì)象。對(duì)個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員的表?yè)P(yáng)可在會(huì)上提出;會(huì)議長(zhǎng)度不宜超過(guò)1小時(shí);重大問(wèn)題可另外開(kāi)會(huì)解決;注意節(jié)約團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。單獨(dú)開(kāi)會(huì)解決那些只與個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員有關(guān)的問(wèn)題。

　　根據(jù)上述要點(diǎn)去準(zhǔn)備，你一定能夠建立一種很好的工作氛圍，從而使整個(gè)項(xiàng)目取得成功。記住，大家都在密切地關(guān)注著你作為項(xiàng)目經(jīng)理是如何領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目的，你的領(lǐng)導(dǎo)力將會(huì)影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作狀況及項(xiàng)目的成敗。